Workflowmanagement – Vorteile für Chefs und Angestellte

Der Begriff Workflow wird in großen Unternehmen immer wieder verwendet. Dabei handelt es sich in wenigen Worten um automatisierte Geschäftsprozesse. Viele Tätigkeiten im Office oder auch in der Industrie laufen standardmäßig immer gleich ab. Beim Workflow geht es zunächst darum, diese Abläufe abzubilden und genau zu analysieren. Wer Workflow Management (https://www.ser.de/themen/workflow-management.html) neu in die Firma integrieren möchte, sollte die individuellen Anforderungen an das System genau analysieren. Folgende Punkte dürfen dabei nicht außer Acht gelassen werden:

  • Genaue Analyse des Ist-Zustands
  • Welche Prozesse laufen in Unternehmen ab – wer sind die Verantwortlichen?
  • Miteinbeziehen von Ansprechpartnern aus verschiedenen Abteilungen
  • Klare Kommunikation von den Abteilungsleitern bis hin zum einzelnen Mitarbeiter
  • Aufklärung der Anwender über die Notwendigkeit, Workflow Management zu implementieren
  • Kompatibilität mit bestehenden Systemen/Software prüfen
  • Zeitplan erstellen – wie schnell kann das Workflow Management eingeführt werden
  • Sicherheit und Stabilität des Systems garantieren
  • Workflow Management Lösungen sollen Arbeitsabläufe vereinfachen – es soll zu keiner Mehrarbeit kommen

Workflow Management – Beispiele

Workflows – also spezielle Arbeitsabläufe – findet man überall, auch im täglichen Leben. Ein Beispiel ist zum Beispiel die Selbstbedienungstankstelle. Das Betanken des Fahrzeugs läuft immer im selben Schema ab: man parkt sich vor der Zapfsäule ein, schiebt die Bank- oder Kreditkarte in das Gerät. Oft muss man dann eingeben, ob man Benzin oder Diesel tanken und ein maximales Limit für die Betankung (20 Euro, 50 Euro, etc.) auswählen möchte. Dann erfolgt die Eingabe des Pins und die Beantwortung der Frage, ob man einen Beleg benötigt. Erst nach Entnahme der Bank- oder Kreditkarte wird der Zapfhahn freigeschaltet und man kann mit dem Tanken beginnen. Durch diesen speziellen Workflow wird zum Beispiel das Risiko minimiert, zum falschen Treibstoff zu greifen. In der Arbeitswelt erleichtert Workflow Management das effektive Zusammenarbeite. So kann zum Beispiel in einer Anwaltskanzlei ein ausgeklügeltes Workflow Management zur zielgerichteten Bearbeitung beitragen. Oft ist damit ein Intranet verbunden. Damit kommunizieren die Mitarbeiter untereinander und können Arbeitsaufträge an Kollegen weiterleiten. Im Posteingang findet man alle Arbeiten, die zur Erledigung anstehen. Ist man mit der Bearbeitung fertig, wird der Auftrag vom Workflow Management System automatisch an den nächsten Zuständigen weitergeleitet. Ist die Aufgabe endgültig erledigt, wird der Auftrag vom System aus archiviert. Alle Mitarbeiter können auch im Nachhinein den Ablauf verfolgen. Somit ist Transparenz gewährleistet.

Vor- und Nachteile von Workflow Management

Ein Vorteil der modernen Systeme ist im oben genannten Beispiel abgebildet. Ist kein Workflow Management in einem Unternehmen implementiert, werden unter den Mitarbeitern zahlreiche E-Mails mit Arbeitsaufträgen verschickt. Dieses Prozedere ist sehr zeitintensiv. Beim Workflow Management werden die Aufträge automatisch an den oder die Zuständigen verteilt. Die Arbeitsaufgaben sind klar strukturiert. Somit wird die Bearbeitungszeit reduziert und die Transparenz erhöht. Treten später Probleme auf, muss man nicht mühsam in der E-Mail Korrespondenz recherchieren, ein Blick in das Workflow Management System reicht aus. Werden Workflow Management Systeme neu in ein Unternehmen eingeführt, fühlen sich manche Mitarbeiter davon überwacht. Mit dem Gefühl, dass jeder Arbeitsschritt genau dokumentiert wird, kann sich nicht jeder anfreunden. Außerdem wird die soziale Interaktion auf ein Mindestmaß beschränkt. Auf der anderen Seite bieten ausgeklügelte Workflow Management Systeme auch mehr Möglichkeiten, die Arbeit auch von zu Hause oder unterwegs zu erledigen, da man weniger auf die persönliche Kommunikation angewiesen ist. Unternehmen müssen zwar für Workflow Systeme investieren, allerdings werden durch optimierte Geschäftsabläufe Kosten reduziert. Abläufe sind besser nachvollziehbar – sofern jeder einzelne Mitarbeiter eine umfassende Einschulung in das neue System erhält. Auch die rechtzeitige und intensive Schulung aller Beteiligten darf man nicht vergessen. Schließlich müssen sich die Anwender nicht nur mit dem System selbst, sondern unter Umständen auch mit veränderten Prozessen anfreunden.