Wird es notwendig, neue Räumlichkeiten für das Büro zu suchen, muss man einige Zeit dafür aufwenden. Schließlich wird man nicht von heute auf morgen ein passendes Objekt finden. Der Umzug selbst muss sorgfältig geplant werden. Je länger Mitarbeiter wegen der Übersiedlung ihrer Arbeit nicht nachgehen können, umso mehr Verluste muss das Unternehmen einstecken. Wichtig ist auch, Kunden und Lieferanten über den bevorstehenden Umzug zu informieren. Eine besondere Herausforderung stellt die Übersiedlung der elektronischen Geräte dar.
In großen Firmen mit einer eigenen IT-Abteilung sind die Kollegen vorzeitig über den Umzug zu informieren. Oft treten nämlich im neuen Büro technische Probleme auf, die mit einer entsprechenden Vorlaufzeit leicht vermieden hätten werden können. In den meisten Jobs kann man auf einen Computer und das Internet heute nicht mehr verzichten. Es gilt also, nach der Übersiedlung so schnell wie möglich wieder die technischen Voraussetzungen zu schaffen, dass reibungsloses Arbeiten möglich ist. Für kleine Firmen, die keine Computerexperten beschäftigen, kann es sich auszahlen eigens für den Umzug eine IT Firma zu beauftragen, die Erfahrung mit Umzügen hat.
Welche Schritte sind nötig, um einen reibungslosen IT Umzug zu garantieren?
Am besten lädt man als Firmenchefs Mitarbeiter der IT Abteilung zur Besichtigung der neuen Räumlichkeiten ein. Viele Kleinigkeiten, die für die Computerexperten relevant sind, fallen anderen nämlich gar nicht auf. Hängen die Computer an einem Netzwerk, müssen entsprechende technische Voraussetzungen wie zum Beispiel Netzwerkdosen gegeben sein. Wichtig ist auch zu überprüfen, ob an jedem Arbeitsplatz genügend Steckdosen vorhanden sind oder ob es Sinn macht, vor der Übersiedlung zusätzliche Auslässe zu installieren. An einem Arbeitsplatz werden im Durchschnitt mindestens drei Steckdosen benötigt: eine für den Desktop, eine für den Bildschirm und eine fürs Telefon. Außerdem gilt zu klären, wo andere Elektrogeräte wie zum Beispiel Drucker, Scanner, Kopierer oder auch die Kaffeemaschine aufgestellt werden sollen. Sind erst einmal die Möbel angeliefert, tut man sich beim Verlegen von Stromkabeln weit schwerer als in einem leerstehenden Raum. Den Serverraum sollten Experten aus der IT Abteilung genau unter die Lupe nehmen. Da es sich meist um kleine Zimmer handelt und der Server große Hitze entwickelt, ist auf entsprechende Kühlung zu achten. Je nach Größe des Servers kann auch das Gewicht zum Problem werden, es gilt zu klären wie viel Gewicht der Fußboden aushält. Am besten plant man alle Arbeiten so ein, dass die neuen Anschlüsse spätestens ein bis zwei Wochen vor dem Umzugstermin fertig sind. Zu bedenken gilt, dass Internetfirmen ebenfalls eine bestimmte Vorlaufzeit für die Herstellung des Anschlusses im neuen Büro benötigen. Daher ist der Internet Provider rechtzeitig über den Umzug zu informieren. Sucht man sich einen neuen Provider, kann es ebenfalls zu Wartezeiten kommen. Je besser Informationen über den Umzug an jeden Mitarbeiter weitergegeben werden, desto reibungsloser wird die Übersiedlung ablaufen. Im Idealfall hilft jeder Dienstnehmer mit. Um ein Chaos am neuen Standort zu vermeiden, sollte man genügend Kennzeichnungsetiketten zum Beschriften und Nummerieren bereitstellen. Umzugsfirmen empfehlen, jedes Möbelstück, Elektrogerät und jeden Karton mit Nummern zu versehen und eine Liste zu führen, wo aufscheint welche Nummer zu welchem Gegenstand gehört. Für die Übersiedlung von Elektrogeräten sollten die dazu gehörigen Kabel mit Klebeband direkt am Gerät befestigt werden. Dann erspart man sich die mühevolle Suche am neuen Standort. Bevor der Server für die Übersiedlung heruntergefahren wird, ist ein vollständiges Backup ratsam.