Unternehmen arbeiten schon lange nicht mehr nur abteilungsintern, sondern müssen vielmehr alle Abteilung in ihre Arbeitsprozesse vereinigen und am besten schaffen sie das durch Projekte. Je nachdem was die Ziele und Voraussetzungen für das Projekt sind, werden Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilung zusammen gerufen und eventuell zieht man noch externe Fachkräfte hinzu. Jedoch muss ein Projekt gut geplant und dokumentiert werden, damit es zum Erfolg führt.
Vorbereitungsphase
Bevor das Projekt anfängt muss das Unternehmen erst mal festlegen was überhaupt mit dem Projekt erreicht werden soll. Natürlich muss auch eine Budgetplanung stattfinden und ein gewisser Zeitraum in dem das Projekt dann beendet sein soll. Natürlich lassen sich diese Dinge nicht genau planen, aber einen groben Überblick sollte man haben, der auch realistisch eingeschätzt ist beispielsweise durch Statistiken und Erfahrungen aus früheren, ähnlichen Projekten. Der nächst Schritt wäre die Auswahl der richtigen Leute. Grundsätzlich wird es darauf ankommen in welchem Bereich man ein Projekt anstrebt beispielsweise kann es um die Entwicklung einer neuen Software gehen oder um die Konzeption einer neuen Werbestrategie. Auf jeden Fall wird man Fachleute zu dem speziellen Zielen des Projektes brauchen, doch man braucht auch Leute aus der eigenen Firma, falls die Fachkräfte nicht gerade Mitarbeiter sind, die die Fachkräfte mit dem Unternehmen vertraut machen und ihnen die Ziele klar machen. Natürlich wird man auch administrative Projektmitglieder brauchen, die sich um den genauen Zeitplan, die Budgeteinteilung und die Einhaltung des Projektplanes kümmern.
Mitten im Projekt
Hat man nun all diese Vorbereitungen abgeschlossen, kann das Projekt starten. Wie das Projekt nun genau abläuft, kommt auf die jeweiligen Ziele und Arbeitsweisen des Unternehmens an. Eine mögliche Vorgehensweise wäre zunächst das Zusammentreffen der Projektmitglieder und die Bestimmung und Aufteilung von Arbeitsprozessen. Jeder könnte dann seinen Teil bearbeiten und das Team würde sich immer wieder trafen und auf den neusten Stand bringen. Zum Schluss würde man die Ergebnisse zusammentragen und eine Lösung daraus erarbeiten. Natürlich gibt es auch Projekte, die es erfordern, dass die Teammitglieder die ganze Zeit zusammen arbeiten und sich austauschen, doch egal wie man im Team vorgeht, es muss stets eine Kontrolle herrschen und jeglicher Fortschritt oder Misserfolg muss dokumentiert werden. Lässt man diese Punkte schleifen, kann das Projekt und schnell aus den Fugen geraten. Man muss stets auch die drei Faktoren Zeit, Budget und Inhalt beachten. Diese beeinflussen sich stets gegenseitig. Will man mehr Inhalt, braucht man mehr Zeit oder Budget. Will man schnell fertig werden, muss man auf Inhalt verzichten oder braucht mehr Budget. Diese Faktoren müsse ausbalanciert werden je nach den Projektzielen.
Abschluss des Projektes
Ist das Projekt abgeschlossen, muss ein Output vorhanden sein, das kann ein Produkt sein, ein Programm oder ein Konzept. Man evaluiert das Projekt und schließt es ab. Am besten ist es eine Projektmanagementsoftware zu benutzen, damit die Dokumentation zur Evaluation mehr nachzuvollziehen ist. Solche Software findet man beispielsweise auf projektmanagementssoftware.de. Die Nutzung einer solchen Software erleichtert die Kommunikation und Dokumentation und erspart einem Missverständnisse und Ärger.