Seit der Einführung des Internet hat sich das Leben in vielen Bereichen massiv verändert. Unter anderem ist davon auch das Kaufverhalten von Menschen in aller Welt betroffen. Im Jahr 2016 gaben bereits zwei Drittel aller Deutschen an, regelmäßig im Internet zu shoppen. 2018 dürfte der Anteil bereits deutlich höher sein. Besonders gerne werden Bekleidung, Elektrogeräte und Schuhe in Onlineshops bestellt. Unternehmer haben diesen Trend schon lange erkannt. Der Onlinemarkt boomt und jeden Tag öffnen neue Shops. Da ist es gar nicht so einfach, sich vom Mitbewerb abzuheben. Selbst wenn man klein startet und anfangs nur wenige Produkte anbietet, sollte man schon zu Beginn Arbeitsprozesse optimieren und in ein praktisches Warenwirtschaftssystem investieren.
Warenwirtschaftssystem – was steckt dahinter?
Bei einem Warenwirtschaftssystem (kurz auch als WWS bezeichnet) handelt es sich um eine für Unternehmen besonders wichtige Softwaren. Damit können verschiedene Geschäftsprozesse abgebildet werden. Es reicht von der Aufzeichnung von Einkäufen über die Logistik bis hin zur Verbuchung von Warenströmen. Sämtliche Produkte können erfasst werden, die ein Onlineshop anbietet. Dieses Tool der Betriebsführung trägt maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens ein, weil das gesamte Potential aller Ressourcen ausgenutzt werden kann. Teilbereiche eines Warenwirtschaftssystems umfassen zum Beispiel:
- Die Automatisierung aller Abläufe, die im Rahmen einer Bestellung bei einem Onlinehändler entstehen: Die Erfassung des Warenkorbs, die Zahlung des Kunden mit Kreditkarte, Sofortüberweisung, E-Wallet, etc.
- Das automatische Versenden einer Bestellbestätigung an den Kunden. Diese gilt sozusagen als Lieferschein und als Beleg.
- Das Versenden einer Rechnung, falls das von dem Onlinebetreiber gewünscht ist – in vielen Onlineshops muss hingegen im Vorhinein bezahlt werden
- Überwachung der Lagerbestände
Somit übernimmt das Warenwirtschaftssystem automatische viele Arbeitsschritte. Das spart dem Unternehmer Zeit und unterm Strich auch Geld. Zwar muss man anfangs in das Warenwirtschaftssystem investieren, nach einiger Zeit amortisiert sich der Betrag jedoch und hilft der Firma zu mehr finanziellem Erfolg.
Weitere Funktionen eines Warenwirtschaftssystems
Kunden von Onlineshops erwarten, dass der gewünschte Artikel möglichst bald bei ihnen zu Hause oder einer anderen Lieferadresse eintrifft. Umso schwieriger die Situation von Onlineshop, wenn Produkte nicht auf Lager sind und sich der potentielle Käufer aus diesem Grund einem anderen virtuellen Händler zuwendet. Mit einem ausgeklügelten Warenwirtschaftssystem ist das Risiko geringer, dass Lagerbestände unbemerkt ausgehen. Gerade bei einer großen Produktpalette ist es nämlich gar nicht so einfach, Aufträge und Bestände im Auge zu behalten und ständig auf dem aktuellen Stand zu sein. Eine moderne Software erleichtert sowohl Unternehmern als auch Kunden die Bestellabwicklung. Alle Bestellungen laufen über eine zentrale Stelle und so hat man jederzeit den Lagerbestand im Blick. Sollte sich der Lagerbestand aufgrund erhöhter Nachfrage verringern, kann man dank des Warenwirtschaftssystems rasch reagieren. Es weist mitunter sogar automatisch auf zu tätigende Nachbestellungen hin. Ein weiterer wichtiger Punkt sind Produkte, die sich schlecht verkaufen. Da die intelligente Software auch Statistiken erstellt, lassen sich Ladenhüter praktisch auf einen Knopfdruck identifizieren. Mit Hilfe der Übersichten der Lagerbestände kann man zum Beispiel gezielt Aktionen starten, um Kunden zum Kauf eines bestimmten Produkts zu animieren. Im Onlineshop ist wie in Filialen mit Geschäftsstellen korrektes Arbeiten wichtig. Dazu zählt auch, dem Kunden eine rechtsgültige Rechnung auszustellen, die mit allen wichtigen Daten versehen ist. Ein Warenwirtschaftssystem bietet genau diese Dienstleistung an und versendet automatische Rechnungen an Kunden. Akzeptieren Onlineshops die Bezahlung auf Rechnung, kommt es immer wieder zu Ausständen. Kunden vergessen darauf zu zahlen oder können sich das Produkt doch nicht leisten. Durch dieses säumige Zahlungsverhalten entgeht Firmen viel Geld. Das Warenwirtschaftssystem hat ein Mahnwesen integriert, mit dessen Hilfe man Kunden jederzeit auf den Verzug aufmerksam machen kann. Ob die Mahnung per Post oder E-Mail erfolgt, bleibt dem Shop-Betreiber oft selbst überlassen.
Das Herzstück des Warenwirtschaftssystems: Die Datenbank
Ohne Daten ist ein noch so modernes Warenwirtschaftssystem dem Shop-Betreiber keine Hilfe. Daher ist die Datenbankverwaltung in der Software eines der wichtigsten Bestandteile. Einerseits kommen die Daten vom Kunden selbst: Im Rahmen des Bestellvorgangs sind Namen, Adresse, E-Mail und weitere Informationen (je nach Onlineshop verschieden) einzutragen. Oft bieten Onlineshops Kunden eine Registrierung an. Dabei vergibt der Interessent ein Passwort und kann sich mit E-Mail Adresse und dem Passwort jederzeit wieder in dem Onlineshop einloggen. Dabei muss man nicht noch einmal Lieferadresse und andere Daten angeben. Viele Onlineshops fragen im Rahmen der Anmeldung ihre Kunden auch, ob sie an einem Newsletter interessiert sind. Dieser ist ein sehr wichtiges Marketingtool geworden und informiert Kunden laufend über aktuelle Informationen. Andererseits sind in der Datenbank die Lagerbestände erfasst. Hier findet man die im Onlineshop verfügbaren Produkte. Als Bewegungsdaten bezeichnet man die Lagerbestände und Geldtransaktionen. Dabei handelt es sich um variable Daten, die sich ständig ändern, weil Kunden bestellen und daher Geld überweisen und sich der Lagerbestand verringert. Außerdem sind in der Datenbank Informationen zu den Lieferanten erfasst. So kann man im Nu Produkte nachbestellen, wenn der Lagerbestand zu Ende geht. Selbst wer klein startet, investiert besser früh in ein Warenwirtschaftssystem. Dann verliert man bei der Expansion nicht den Überblick.