Drucken im Unternehmen ist teuer. Die konkreten jährlichen Kosten sind zudem nicht immer direkt nachvollziehbar, da sie sich aus verschiedenen Bereichen wie der Hardware, den Betriebskosten und der Verwaltung zusammensetzen. Managed Print Services sind für Unternehmen deswegen interessant, weil sie deren Druckerumgebung kostensparend optimieren können. Doch solche Services können noch wesentlich mehr.
Die Entwicklung
Am Anfang stand das Ziel: langfristige Kundenbindung. Die verschiedensten Druckeranbieter und deren Vertriebspartner versuchten daher bereits sehr früh, eine effektive Kundenbindung im Unternehmensumfeld aufzubauen. Dies konnte aber nur realisiert werden, indem man sich vom reinen Geräteverkauf teilweise distanzierte und stattdessen diverse Services zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung anbot. Den Anfang machten dabei systematisch geplante Druckerumgebungen und alternative Finanzierungsmodelle. Diese Services wurden immer weiter entwickelt und den aktuellen Ansprüchen der Kunden angepasst. Ergebnis dieser kontinuierlichen Weiterentwicklung sind die sogenannten Managed Print Services. Nun geht es nicht mehr allein um die Optimierung des Outputs. Der Fokus wird viel stärker auf den Workflow, der Archivierung und Sicherung von Dokumenten gerichtet.
Enorme Einsparungen sind möglich
Trauriger weise können selbst heute nur wenige deutsche Unternehmen ihre Druckkosten oder ihr Druckvolumen benennen – und das, obwohl insgesamt dafür jährlich über 30 Milliarden EUR bzw. bis zu 3 Prozent des Umsatzes ausgegeben werden. Allein die Verwaltung der Infrastruktur und Druckprozesse verursacht enorme Kosten, ist zeitaufwendig und ressourcenzehrend. Vor allem aber die versteckten Druckkosten sind den Unternehmen kaum bewusst, die mitunter bis zu 80 Prozent der Ausgaben bilden. Zu den sichtbaren Druckkosten zählen neben der Hardware auch die Verbrauchsmaterialien wie Papier und Toner sowie die Gerätewartung. Ein weitaus größerer Teil der Kosten versteckt sich jedoch in anderen Bereichen. Hierzu gehören die IT und der IT-Support, Mitarbeiterschulungen, das Einkaufsmanagement, die Zeitaufwendungen für die Dokumentenerstellung sowie deren Speicherung und Archivierung. Das Einsparpotential durch Managed Print Services ist daher enorm.
Wie kann das aber realisiert werden?
Managed Print Services setzen je nach Taktik auf verschiedene die Druckerumgebung betreffende Bereiche. Fast alle Services setzen auf weniger Druckgeräte, um die offensichtlichen Materialkosten zu minimieren. Je nach Unternehmensstruktur können hier bis zu 80 Prozent der Drucker eingespart werden. Andere Services setzen darüber hinaus auf eine effiziente Gestaltung der Druckerumgebung. So können teilweise zwei Drittel der Ausgaben für Tintenpatronen und Toner eingespart werden. Oder der Fokus wird durch Smart Services auf die Mitarbeiterausbildung und eine effektive Verwaltung der Druckinfrastruktur und -prozesse gelegt. Die mithilfe der Managed Print Services erreichten Einsparungen können wiederum in andere Bereiche, wie dem unternehmensinternen Lehr- und Schulungsprogramm, investiert werden.
Die verschiedenen Ansätze
Das Problem besteht meist darin, dass Unternehmen weder die entsprechende Zeit noch das Personal oder Erfahrung für eine effektive Verwaltung und Überwachung ihrer Druckumgebung besitzen. Managed Print Services können diese Aufgaben übernehmen, sodass das Unternehmen sich voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren kann. Wichtig jedoch sind auf das Unternehmen angepasste Lösungen, damit die unterschiedlich komplexen internen Prozesse nicht gestört werden. Allen voran steht die Analyse der bestehenden Druckerumgebung. Hier werden die einzelnen Druckprozesse genau durchleuchtet und auf Fehler bzw. Optimierungspotential hin geprüft.
Klassische Managed Print Service Modelle setzen bei der Reduzierung der Druckgeräte und -lieferanten an, um die offensichtlichen Kosten zu reduzieren. Hierbei muss sich das Unternehmen selbst nicht mehr um die Wartung und Materialbeschaffung kümmern. Der Service-Provider hat über das Internet Zugriff auf alle relevanten Geräteinformationen, erkennt Probleme an Hard- und Software sofort und sorgt sich auch für die rechtzeitige Bereitstellung neuer Druckermaterialien wie Papier oder Toner.
Auch die Senkung des Druckvolumens hat die offensichtlichen Kosten im Blick. Dies wird durch Änderungen der Druckgewohnheiten umgesetzt. Ziel ist eine effizientere Arbeitsweise mit der Druckerinfrastruktur und besser aufeinander abgestimmte firmeninterne Arbeitsabläufe.
Andere Ansätze zielen auf die Optimierung der Infrastruktur selbst für mehr Transparenz und Kontrolle. Dies wird vor allem durch die Schulung der Mitarbeiter erreicht, aber auch durch das Aufdecken von Problemstellen im Druckablauf. Viele Managed Print Services übernehmen diese Kontrolle allerdings selbst, damit sich das Unternehmen stärker auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann.
Weiterhin zählt die Steigerung der Sicherheit zum Portfolio. Sicherheitslücken und damit Datenverlust können ein Unternehmen nachhaltig schädigen. Es geht hierbei darum, die Druckerumgebung und die Druckabläufe bestmöglich zu sichern, um Angriffe von außerhalb und Folgen durch Fehlverhalten der Mitarbeiter zu minimieren.
Fazit
Managed Print Services bieten verschiedene Möglichkeiten, um die firmeneigene Druckerumgebung effektiver zu gestalten und langfristig zu verbessern. Vor allem versteckte Kosten gestalten den Druck sehr teuer – so fallen im Schnitt jährlich pro Unternehmensmitarbeiter bis zu 10.800 EUR Druckkosten an. Das Sparpotential ist also enorm und intelligente Lösungen zum Druckmanagement können hier mit verschiedenen Strategien ansetzen, diese Kosten langfristig zu senken. Beratung können sich Unternehmen bei professionellen Anbietern für Drucker und Druckerzubehör wie Printer Care einholen.