Datenmanagement und Archivierung: Lohnt sich der Einsatz spezialisierter Dienstleister?

Das Informationszeitalter stellt viele neue Möglichkeiten und Herausforderungen an sämtliche Bereiche des alltäglichen Unternehmensablaufs. Ein Gebiet, das dies besonders zu spüren bekommen hat ist das des Datenmanagements. Auch wenn mit der zunehmenden Digitalisierung von Dokumenten viel Papier eingespart werden kann, wirkt die weltweite Zunahme an Informationen der Reduzierung der Papierflut entgegen. Das papierlose Büro ist für viele Unternehmen noch in weiter, wenn nicht gar unerreichbarer Ferne.

Das Management der Datenflut, und die Archivierung der solchen stellt oft eine nur schwer zu bewältigende Aufgabe, die mit vielen Kosten verbunden ist:

BüroDas Unternehmen muss nicht nur den Platz für die unzähligen Akten haben, sondern auch die entsprechenden Mitarbeiter, die den Berg von Dokumenten entsprechend verwalten: Die Daten müssen bei Bedarf schnell und einfach auffindbar sein, an einem Ort der sicher vor Diebstahl oder physischer Zerstörung ist. Zudem müssen die Akten je nach gesetzlichen Vorgaben zu deren Aufbewahrungslängen regelmäßig zerstört werden. Und zu guter Letzt muss all dies noch unter Einhaltung der Datenschutzrichtlinien geschehen.

Digitale Aufbewahrung von Firmendaten

In vielen Firmen wird die Aktenablage und Archivierung durch viele verschiedene Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, oder durch temporäre Arbeitskräfte gemanagt. Dies hat oft zur Folge, dass die Standards nicht einheitlich sind, und gesetzliche- und Datenschutzrichtlinien nicht eingehalten werden. Probleme treten oft dann auf, wenn nach mehreren Jahren Zugriff zu bestimmten Dokumenten benötigt wird (etwa im Falle eines Gerichtsverfahrens). Dies ist ein zeitaufreibender Prozess, insbesondere dann, wenn es dazwischen Personalwechsel gab, und niemand mehr genau weiß wo welche Akten abgelegt worden sind.

Seit einigen Jahren werden daher immer mehr Dienstleister beauftragt, die sich mit genau diesen Aufgaben befassen. Diese Unternehmen bieten die Möglichkeit der Archivierung von Dokumenten in speziell dafür vorgesehenen Gebäuden. Die Kisten werden entsprechend katalogisiert und können bei Bedarf jederzeit eingesehen werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungszeit besteht außerdem die Möglichkeit, die Dokumente zerstören zu lassen. Firmen wie Iron Mountain bieten Datenschutz- und Datensicherheitsservices, die sich mit genau diesen Problemen befassen.

Verwaltung über individuelle Programme

softwareFür viele Unternehmen lässt sich das geistige Eigentum allerdings nicht mehr in Akten und Dokumenten unterbringen. Mit der Technologisierung sämtlicher Geschäftsbereiche nimmt auch die Zahl hauseigener Computerprogramme zu. Der Bauplan dieser Programme ist im so genannten Quellcode (oft auch „Source Code“ genannt) zu finden. Durch die Beschaffenheit der Quellcodes macht es wenig Sinn, diese als Dokumente aufzubewahren. Da diese Codes aber ein sehr hochwertiges geistiges Eigentum darstellen ist es im Interesse eines jeden Entwicklers, diese an einem Ort aufzubewahren, der so gut wie möglich vor dem Zugriff Dritter geschützt ist. Dafür gibt es heute so genannte „Escrow Services“. Die Offenlegung eines durch einen solchen Service hinterlegten Codes unterliegt genau definierten Bedingungen.

Letztendlich hängt es von der Beschaffung des Unternehmens ab, ob sich der Einsatz von Dienstleistern für die Datenverwaltung lohnt (Branche, Beschaffenheit des Firmengeländes, Mitarbeiterstruktur und –verfügbarkeit usw.). Oft besteht ein hoher Grad an Flexibilität und die Möglichkeit, die Dienstleistungen dem individuellen Bedarf entsprechend anzupassen. Eine definitive Entscheidung kann in den meisten Fällen nur die direkte Kontaktaufnahme und Beratung durch einen solchen Dienstleister bringen.